030 – 693 23 48

Word een pro in timemanagement: doe meer in minder tijd

12-09-2017

Timemanagement is eigenlijk niets meer dan bewust omgaan met de tijd je je hebt. Je weet wat je doet, verhoogt je productiviteit, behoudt overzicht en voelt je daardoor een stuk beter. Om meer uit je werk te halen, is focus belangrijk. Elke afleiding staat je concentratie in de weg. Een appje, melding van een Facebookbericht, een telefoontje, een mail of een collega die je blijft storen met ‘dringende’ vragen. Als je uit je flow raakt, duurt het acht minuten voordat je er weer in zit. Kortom, je moet er dus voor zien te zorgen dat je je concentratie vasthoudt en afleidingen kunt weerstaan.

Zo doe je dat in 4 stappen:

Stap 1: bepaal je doelen
De basis van een goed timemanagement is als eerste: weten wat je te doen staat. Dat doe je door hele concrete doelen stellen. SMART-doelen. Wat wil je bereiken, waarom, hoe, binnen welke termijn en is dit haalbaar? Hoe concreter je doelen, hoe groter de kans dat je ze daadwerkelijk behaalt. En hoe abstracter, hoe kleiner die kans. We weten allemaal wat er gebeurt als je je voorneemt volgend jaar iets af te vallen. Beter stel je het doel binnen zoveel tijd zoveel kilo af te vallen. Of door een concreet schema op te stellen met de tijden dat je gaat sporten.

Verbeter je productiviteit. Doe de test!

Stap 2: ken je prioriteiten
Als je je doelen in kaart hebt gebracht, kun je vervolgens ook bepalen welke taak meer prioriteit heeft dan de andere. Is het wel zo belangrijk dat je elk nieuw bericht op Facebook moet zien, mis je anders echt zoveel? Is het echt nodig dat je mailtjes de hele dag door beantwoordt? Of elke minuut bereikbaar moet zijn voor je klanten? Meestal niet.

Stap 3: Maak tijd voor je planning
Tip: een handige manier om te plannen is de Pomodoro-methode. Plan je taken in in blokken van 25 minuten en 5 minuten pauze. Na vier blokken kun je een extra lang pauze houden van 25 minuten.

Stap 4: organiseer je werk op de juiste manier
De belangrijkste taken kun je het beste zo vroeg mogelijk op de dag doen. Wanneer je de meeste energie hebt, het beste je concentratie vasthoudt en minder snel raakt afgeleid. Begin de dag dus niet met losse e-mails beantwoorden, waarbij je continu aan het schakelen bent met je gedachten, maar plan later op de dag een blok e-mails behandelen.

Multitasken is minder productief dan taken in blokken opdelen. Focus je op de taak waar je op dit moment mee bezig bent. Dat kan ook pauze houden zijn (daardoor houd je langer je concentratie vast). Durf je telefoon af en toe gewoon weg te leggen. Zet je mail uit. Maak ook heldere afspraken met collega’s, zodat ze je niet continu storen. Ook belangrijk: durf af en toe ergens ‘nee’ tegen te zeggen.

Willem-Jan Kuiper studeerde Economie en Sociale Psychologie in Utrecht en werkte 20 jaar als communicatiemanager in diverse branches. Sinds 2011 is hij een bevlogen trainer op productiviteit, focus en timemanagement. Hij geeft de Lindenhaeghe Training Timemanagement.

Wil je meer weten over onze trainingen in de categorie Persoonlijke Effectiviteit, klik hier>

Test: wat is jouw grootste valkuil voor productiviteitsverlies?

Supereffectief werken is voor veel mensen een uitdaging. Jij zou toch ook het liefste elk klusje snel en zonder moeite klaren? Helaas, we hebben allemaal wel één of meerdere productiviteitskillers. Doe de test, dan weet je wat jouw belangrijkste valkuil is én wat je er aan kunt doen!

> Doe de test!